SSVH

PLANERING

Internetuppgifter planering - hör ej till kursens obligatoriska uppgifter - men du
kan byta vissa uppgifter i kurspärmen mot dessa om du så önskar!

Den som har anställda måste betala in arbetsgivaravgifter till skattemyndigheten. Den utgörs av viss procent på lönesumman. Ägare av AB räknas som anställd och arbetsgivaravgift betalas av företaget för ägaren. I enskild firma och handels/kommanditbolag betalar ägaren i stället egenavgifter på inkomsten av verksamheten.

Vid hantering av fakturorna används kontant- eller faktureringsmetoden beroende på verksamhetens omfattning. Vid omsättning över visst antal basbelopp måste faktureringsmetoden användas, vilken innebär att fakturorna bokförs två gånger - när de ankommer/avsänds och vid betalning.

Ställ upp viktiga kriterier vid val av leverantör, lokal osv.

Många nyföretagare är mer intresserade av att utveckla, producera och sälja än att administrera. Det innebär att många nyetablerade kontor, redan efter en kort tid, mera liknar papperslager än beslutscentrum i en framgångsrik affärsrörelse.

Alla kan inte bli exemplariska administratörer, men alla kan lära sig några enkla basrutiner för att minska risken för att viktiga papper försvinner och för att dyrbara "pappersbomber" exploderar!

Utrustning

Börja med att gå till bokhandeln med nedanstående inköps-lista:

ADMINISTRATIV GRUNDUTRUSTNING

10 gaffelpärmar, t ex 2 röda, 2 gröna, 2 gula,

2 svarta och 2 valfria

1 arkivpärm (trist brun färg!)

Postgiropärm gul

Bankgiropärm blå

Pärmregister 2 st alfabetiska

Pärmregister 3 st månadsregister

Pärmregister 3-fliksregister, 10-fliksregister

10 plastfickor

4 brevkorgar, t ex en röd , en grön, en gul och en lila

Papperskorg

Fortsätt med att förse de nyinköpta pärmarna med lämpliga etiketter och register:

PÄRM	ETIKETT	REGISTER
Röda pärmar	1. Obetalda kundfakturor	Månadsregister
	2. Betalda kundfakturor	Alfabetiskt register

Gröna pärmar	1. Leverantörsskulder	Månadsregister, trefliksregister
	2. Betalda leverantörsskulder	Alfabetiskt register

Gula pärmar	Bokföringspärm 1 o 2	Månadsregister

Svart pärm 1	Bolagspärm	10-fliksregister
	1. Registreringshandlingar 2. Bolagsavtal 3. Lånehandlingar 4. försäkringsbrev 5. Hyreskontrakt 6. Övriga avtal 7. Inventarieregister 8. Kontoutdrag 9. Skattsedlar 10. Preliminärdeklaration 11. Bokslut och deklarationer

Svart pärm 2	Skatter etc	Plastfickor
	Inbetalningskort för: moms, F-skatt, källskatt och arbetsgivaravgift hyror AMF- avgifter etc

Valfria pärmar	Offerförfrågningar, lämnade offerter, order, egna beställ- ningar, följesedlar, fraktsedlar etc.

Dagliga rutiner - kontantmetod

De fyra brevkorgarna fungerar som ett första filter i samband med den dagliga postöppningen. Brevkorgarna tar hand om de dokument som skall betalas, bokföras eller åtgärdas på annat sätt. Övrig post innebär sällan krav på åtgärder och kan administreras efter eget godtycke.

Ankommande post: Skall dokumentet bokföras eller ej?

Ja: · ankommande fakturor: grön brevkorg

· postgiro och bankgiro: gul brevkorg

· kontoutdrag från banken eller meddelanden om in sättningar eller belastning av bankkontot: gul brevkorg

Nej: · offertförfrågningar: lila brevkorg

· order: valfri pärm

· ankommande offerter, svar på egna frågor: lila pärm

· egna orderbekräftelser: lila pärm

· inbetalningskort för moms, källskatt, F-skatt:

svart pärm

· övrigt: studera, pärma, åtgärda eller kasta

Andra dokument: Skall dokumentet bokföras eller ej?

Ja: · kvitton på kontantköp: gul brevkorg

· kopior på kvittenser vid kontantförsäljning:

gul brevkorg

· kopior på utgående fakturor: röd brevkorg

· fraktsedlar med efterkrav: gul brevkorg

Nej: · kopior på avgående offerter: valfri pärm

· uppgifter om egna beställningar, kvantitet, pris etc: Lila pärm

· orderbekräftelse: lila pärm

· följesedlar för avstämning mot faktura: valfri pärm

· fraktsedlar och paketkvitton i datumordning i

valfri pärm

Lagens krav

Kontanta affärshändelser skall grundnoteras senast dagen efter att de inträffat. Som kontant affärshändelse räknas:

· checkuttag

· kontant försäljning

· kontanta inköp.

Grundnotering av checkuttag innebär krav på noggrannhet i hanteringen av checkhäftets noteringshäfte. Grundnotering av kontant försäljning innebär krav på daglig signerad notering av den kontanta försäljningsbeloppet i kassajournal/försäljning. Egna uttag av varor skall noteras som separat post i försäljningsjournalen. På motsvarande sätt noteras kontanta inköp i kassajournal/inköp.

Övriga affärshändelser skall enligt lagen grundnoteras så snart det kan ske. Detta innebär enligt bokföringsnämndens anvisningar senast månaden efter det att de inträffat.

Veckorutiner - kontantmetod

Betala förfallna fakturor

Ta ut förfallna fakturor ur pärmen Obetalda Leverantörsfakturor.

Betala fakturorna med bank- eller postgiro.
Notera på fakturorna betalningssätt och betalningsdag t ex "Pg 970305
Bunta betalda fakturor och lägg bunten i Gul brevkorg i väntan på att sorteras ihop med returen av betalningsorder från bank- eller postgiro.
Glöm inte notera uttaget i checkkontots noteringshäfte vid bankgirobetalning eller check i postgirokuvertet.

Tömma brevkorgar

· Töm Grön brevkorg till:

Grön pärm för Obetalda Leverantörsfakturor.

Original + kopia efter förfallodag.

· Töm Röd brevkorg till:

Röd pärm för Obetalda kundfakturor.

Fakturakopia 2+3 i nummer- eller förfallodagsord ning.

· Töm Gul brevkorg på betalda leverantörsfakturor:

Sortera ihop buntade fakturautbetalningar med returer av betalningsorder från bank- eller postgiro.
Sätt in Fakturaoriginal + betalningsorder efter datum i Gul pärm för Icke bokförda verifikat.
Sätt in Fakturakopian alfabetiskt i: Grön pärm för Betalda Leverantörsfakturor.

· Töm Gul brevkorg på betalningsbesked för kundfakturor:

Ta betalda fakturor ur Röd pärm för Obetalda kund-fakturor. Notera betalningssätt och betalningsdag.
Sätt in Fakturakopia 2 i Röd pärm för Betalda kund-fakturor.
Sätt in Fakturakopia 3 + insättningsbeskedet efter datum i: Gul pärm för Icke bokförda verifikat.
Notera bankgiroinbetalningar i noteringshäftet.

· Sätt in Kassajournaler försäljning o inköp i:

Gul pärm för Icke bokförda verifikat.

· Sätt in övriga verifikat i datumordning i:

Gul pärm för Icke bokförda verifikat.

INTERNETUPPGIFTER PLANERING

1. Vilken procentsats utgörs den lagstadgade arbetsgivaravgiften av?

2. Hur stort är det aktuella basbeloppet?

3. När skall skatter och avgifter deklareras och betalas enligt skattekontolagen (vid omsättning upptill 40 Mkr respektive över 40 Mkr)?

4. Titta igenom räntelagen - vilken dröjsmålsränta debiterar du en kund som ej betalar i tid?

5. Titta igenom Försäkringskassans lathund för arbetsgivare, mm!

Länkförslag:

Företagarnas verktygslåda - arbetsgivaravgifter, basbelopp mm mm; http://www.bokforaren.se/foretag.html#adressförteckning

Momshandledning; http://www.rsv.se/skatter/moms

Svensk lagsamling; http://www.notisum.se

Försäkringskassan - lathund för arbetsgivare mm; http://www.fk.se/foretag/index.html